Semakin berkembangnya digitalisasi, kini hadir sebuah layanan sewa virtual office atau kantor virtual. Layanan ini menjadi pilihan favorit bagi para pebisnis yang baru ingin berkembang atau start-up di kota-kota besar.
Virtual office adalah sebuah bentuk layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Hadirnya virtual office ini memungkinakan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja di berbagai lokasi, dengan menggunakan komputer, laptop, atau ponsel yang terhubung dengan internet.
Beberapa orang beranggapan bahwa virtual office dapat menjadi solusi dalam menghemat biaya dan juga waktu. Tapi banyak juga yang belum mengetahui konsep dan juga keuntungan dari menggunakan layanan ini. Untuk itu, simak penjelasan lebih lanjut mengenai virtual office di bawah ini.
Apa itu Virtual Office?
Meski tak memiliki kantor fisik, virtual office tetap menawarkan berbagai fasilitas yang dapat mendukung seluruh aktivitas bisnis, seperti layanan surat menyurat, resepsionis, ruang meeting, fasilitas telepon dengan ekstension, dan lainnya.
Penggunaan virtual office ini sangat cocok digunakan untuk perusahaan yang baru memulai bisnis dengan jumlah karyawan yang sedikit. Layanan ini juga cocok untuk perusahaan yang berlokasi di tempat yang tidak komersial, seperti di perumahaan.
Dengan virtual office, alamat perusahaan secara legal tetap berada di zona komersial, sehingga pengurusan izin lanjutan perusahaan akan menjadi lebih mudah.
Keuntungan Virtual Office
Virtual office menawarkan banyak keuntungan yang dapat dirasakan baik itu untuk pemilik bisnis maupun karyawan. Berikut penjelasannya.
Hemat Biaya Operasional Kantor
Keuntungan pertama yang sangat dapat dirasakan adalah biaya operasional kantor menjadi lebih hemat. Dengan virtual office, kamu tidak perlu memiliki bangunan kantor yang tentunya membutuhkan biaya perawatan dan operasional yang tinggi.
Para pemilik bisnis tidak perlu pusing lagi untuk memikirkan tagihan listrik, air, AC, printer, biaya internet, peralatan kantor, dan lain-lainnya.
Meningkatkan Citra Perusahaan
Meski kantor berwujud virtual, kamu tetap dapat memiliki alamat kantor di lokasi yang bergengsi atau prestisius. Kamu tinggal menyewa satu ruangan sederhana di pergudangan mewah, misalnya Sudirman Central Business District, Jakarta Selatan. Dengan begitu, alamat perusahaan akan otomatis terdaftar di badan hukum sesuai dengan alamat tersebut.
Hal ini tentunya akan membuat orang lain kagum dengan perusahaan kamu yang ada di lokasi terbaik.
Kemudahan Berganti Kantor
Kebanyakan layanan virtual office akan menawarkan berbagai paket sewa, mulai dari bulanan hingga tahunan. Hal ini tentunya memudahkan kamu untuk berganti kantor dengan mudah, ketika ingin perusahaan menjadi lebih dekat dengan klien atau tempat strategis lainnya.
Berganti kantor juga menjadi lebih simple karena tidak perlu repot untuk memindahkan banyak barang yang tentunya akan mengeluarkan biaya yang lebih.
Akses Layanan Administratif Profesional
Seperti yang telah diketahui bahwa penyedia virtual office akan menawarkan berbagai layanan administratif profesional yang dapat digunakan, seperti penanganan surat, penerima telepon, dan layanan resepsionis. Hadirnya fasilitas ini akan membantu kamu untuk menghemat waktu dan juga tenaga.
Bekerja secara Fleksibel
Tak hanya fasilitas, virtual office juga memberikan keleluasaan atau kebebasan bagi kamu untuk bekerja dari berbagai tempat dan tidak mengharuskan hanya fokus pada satu lokasi fisik tertentu. Dengan virtual office, kamu dapat bekerja dari rumah, kafe, restoran, atau di manapun yang terhubung dengan internet.
Kekurangan Virtual Office
Setelah mengetahui berbagai keuntungan dari menggunakan layanan virtual office, kami akan membahas beberapa kekurangan dari layanan ini.
Waktu Kerja yang Kabur
Virtual office membuat para pekerja seluruhnya dilakukan secara virtual. Hal ini membuat jam kerja tidak dapat diterapkan dengan tegas. Terlebih lagi jika ada karyawan yang suka menyepelekan jam kerja, berbeda dengan kerja kantor yang jam kerjanya dapat dipantau secara jelas.
Hubungan antar Karyawan Kurang Dekat
Bekerja secara online atau remote tentunya akan membatasi interaksi antar karyawan. Hal ini dikarenakan komunikasi antar karyawan hanya melalui WhatsApp atau platform komunikasi lainnya. Meskipun begitu, komunikasi seperti ini tidak dapat membuat hubungan menjadi lebih erat jika dibandingkan dengan bertemu secara langsung.
Produktivitas Kerja Menurun
Pekerjaan yang berlangsung secara online dan terus menerus menatap layar dapat meningkatkan rasa bosan. Ditambah lagi pekerjaan yang dapat dilakukan di mana saja, dapat dengan mudah menurunkan produktivitas karyawan dan pekerjaan akan menjadi terhambat.
Resiko Data Bobol
Bekerja secara online dan menggunakan jaringan internet, tentunya sangat beresiko dengan kebobolan data. Untuk itu, selalu pastikan menggunakan layanan virtual office yang juga menawarkan berbagai tingkat keamanan sebelum kamu gunakan.
Tidak Cocok untuk Segala Bisnis
Virtual office mungkin tidak cocok untuk digunakan di semua jenis bisnis. Biasanya bisnis yang membutuhkan banyak interaksi secara langsung atau yang membutuhkan ruang fisik untuk penyimpanan barang atau produk tentunya tidak akan cocok menggunakan virtual office.
Kesimpulan
Virtual office menjadi salah satu solusi yang terbaik bagi para pemilik bisnis untuk menghemat biaya sewa dan operasional kantor. Terdapat berbagai fasilitas yang dapat digunakan pemilik bisnis untuk mempermudah manajemen kantor. Sebelum memilih layanan ini, kamu harus memperhatikan keamanan data yang ditawarkan, agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti kebobolan data.
Tertarik menggunakan layanan virtual office? Klik di sini untuk melihat beberapa layanan virtual office terbaik.