Software HR merupakan salah satu elemen yang penting untuk sebuah bisnis. Namun, masih sedikit yang menyadari manfaat dan kegunaan dari software satu ini. Di dalam dunia bisnis, tak hanya bagian keuangan saja yang membutuhkan sistem, namun HR pun juga membutuhkan sistem otomatisasi ini.
Alasan terkuat HR membutuhkan software ini karena pekerjaan yang diemban oleh HR sangatlah banyak dan membutuhkan proses yang harus diselesaikan dengan cepat dan tepat. HR ini berhubungan langsung dengan sumber daya manusia yang mana sangat bermanfaat untuk perusahaan.
Untuk itu, kami akan membahas seputar manfaat dan juga kegunaan dari software HR untuk bisnis. Simak penjelasannya di bawah ini.
Pengertian HRIS
Software HR atau HRIS (Human Resource Information System) merupakan sistem teknologi yang dikembang untuk mendukung kinerja HR, seperti mengatur absensi, pajak, gaji, proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru, memantau kinerja karyawan, dan cuti.
Semua data itu akan disimpan di modul terpusat, sehingga informasi akan tetap teratur dan mengotomatisasi tugas manual. Hal ini, memudahkan HRD untuk melacak berbagai informasi tentang karyawan sekaligus mengatur siapa saja yang dapat mengakses sistem.
Software HR tersedia dengan fleksibel dalam tiga basis, yaitu on premise, website (cloud), aplikasi desktop, dan aplikasi mobile.
Jenis Software HRD
Karena memiliki cakupan dan data yang kompleks dan banyak, software HRD memiliki berbagai jenis yang berbeda dan dibuat sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan. Berikut penjelasannya.
Human Resource Information System (HRIS)
Human Resource Information System adalah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur, serta kebijakan perusahaan. Melalui sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi, seperti database, perekrutan, pelaporan sumber daya manusia, pelatihan, serta keuntungan manajemen.
Human Capital Management (HCM)
Human Capital Management mencakup unsur-unsur yang ada dari HRIS dengan beberapa pengembangan dari beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai mata uang berbeda.
Sistem HCM juga menyediakan berbagai solusi untuk perencanaan penggajian, anggaran, penetapan karyawan dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan.
Human Resource Management System (HRMS)
Jenis software HR yang terakhir ini memiliki sistem yang lebih komprehensif dibandingkan HRIS dan HCM. Human Resource Management System ini menjadi solusi paling baik untuk manajemen karyawan dan waktu yang lebih rinci.
HRMS juga memungkinakn perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Lebih dari itu, sistem HR ini memiliki fungsi yang menyediakan tool untuk perencanaan kerja dan juga evaluasi.
Manfaat Software HR
Software HR menawarkan banyak manfaat yang dapat mempermudah proses kerja HRD. Berikut beberapa manfaatnya.
Meningkatkan produktivitas HRD
Manfaat pertama yang dapat dirasakan adalah produktivitas HRD menjadi lebih meningkat secara keseluruhan. Sistem ini memang dirancang sedemikian rupa untuk memudahkan perusahaan dalam mengumpulkan CV dan juga memeriksa informasi kandidat dalam proses perekrutan.
Software HR ini juga dapat digunakan untuk memudahkan manajemen keuangan, seperti payroll. Adanya software ini, akan mempersingkat dan proses pengerjaan penggajian tanpa harus memakan banyak waktu dan juga tenaga.
Meminimalkan human error
Penerapan software HR memungkinkan proses kerja HRD berjalan secara otomatis. HRD hanya perlu memasukkan sejumlah data yang dibutuhkan, kemudian sistem akan memproses dan menghasilkan data yang akurat.
Hal tersebut tentunya akan menjadi keakurasian dibandingkan pekerjaan yang dilakukan secara manual menggunakan paperwork atau spreadsheet. Potensi terjadinya human error juga dapat diminimalisir melalui software HR.
Absensi real-time
Absensi atau kehadiran menjadi faktor yang sangat penting di perusahaan, absensi dapat menjadi pengukur tingkat produktivitas dan juga kontribusi karyawan untuk perusahaan. Penggunaan software HR ini akan membantu menampung dan juga memantau absensi karyawan secara detail.
Software HR akan mencatat jam dan juga lokasi ketika karyawan melakukan absensi. Tak hanya itu, absensi ini juga terhubung dengan sistem penggajian, sehingga karyawan akan mendapatkan gaji sesuai dengan kehadirannya.
Penyimpanan data lebih aman
Penyimpanan data karyawan dengan menggunakan cara manual tidaklah efektif, karena tidak terjamin keamanannya. Tak hanya itu, penyimpanan secara manual membutuhkan tempat khusus dan pencarian data karyawan menjadi lebih sulit.
Dengan adanya software HR ini, HRD dapat menyimpan data secara aman di dalam database dan pencarian data menjadi lebih mudah, hanya dengan memasukkan nama atau nomor induk karyawan.
Manajemen penggajian
Hadirnya software HR membuat HRD tidak perlu repot lagi untuk menghitung gaji setiap karyawan secara manual. Karena melalui sistem ini, HRD akan mendapatkan laporan gaji yang telah dihitung sesuai dengan berbagai faktor penghitungan gaji, seperti BPJS, cuti, insentif, dan lain sebagainya.
Memudahkan karyawan mengajukan cuti
Tak hanya memudahkan HR, adanya software ini juga dapat memudahkan karyawan untuk berbagai kepentingan pribadi, seperti mengajukan cuti atau izin, melihat riwayat kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan. Sehingga, karyawan tidak perlu membuat surat permohonan cuti langsung ke HRD, karena sistem dapat memproses secara otomatis sesuai dengan jatah cuti karyawan.
HR menjadi lebih fokus
Dengan sistem yang berjalan secara otomatis, HRD dapat lebih fokus untuk melihat pengembangan sumber daya manusia di dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau pengurusan administratif.
Membuat kantor menjadi paperless office
Hadirnya software HR ini akan sangat membantu tim HRD untuk membuat kantor menjadi paperless office sehingga proses pengarsipan akan dijalankan dengan menggunakan perangkat lunak. Data-data ini akan tersimpan secara rapi dan aman tanpa perlu menyimpan dokumen fisik.
Kesimpulan
Demikianlah informasi tentang software HR mengenai pengertian, manfaat,dan juga kegunaan dari software ini. Dengan adanya layanan ini, perusahaan dan tim HRD akan lebih mudah untuk mengetahui dan memastikan data karyawan menjadi lebih aman.
Kamu dapat mengetahui beberapa daftar software HR di sini.