Dengan perkembangan teknologi yang semakin berkembang pesat, tentunya mengharuskan para pemilik bisnis untuk dapat memanfaatkan teknologi untuk mempermudah jalannya proses bisnis.
Semakin besar bisnis yang dimiliki, maka proses bisnis akan semakin kompleks dan rumit. Untuk itu diperlukan perencanaan dan pengelolaan antara divisi yang dipertimbangkan dengan baik.
Salah satu software atau layanan yang dapat memudahkan proses bisnis adalah ERP atau Enterprise Resource Planning. Penerapan software ini dapat memberikan berbagai manfaat yang membantu bisnis menjadi lebih berkembang.
Tapi, bagaimana ERP dapat membantu meningkatkan keberhasilan bisnis? Simak penjelasannya di sini.
Pengertian ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) secara umum merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan menggunakan perangkat lunak yang telah terintegrasi. Sederhananya, sistem ERP adalah software yang memiliki kemampuan untuk mengotomatisasikan segala proses bisnis berdasarkan perintah.
Melalui layanan ini, pemilik bisnis dapat mengelola berbagai aktivitas bisnis, seperti kelola rantai pasok inventaris, pembukuan, dan lainnya. ERP dapat memfasilitasi bisnis secara real-time dan akurat, sehingga memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.
Sistem ERP ini awalnya diciptakan oleh Gartner di tahun 1990 yang bertujuan untuk mendeskripsikan perencanaan material dan perencanaan sumber daya manufaktur. Kini, ERP sudah mulai banyak digunakan di berbagai sektor industri dan UKM.
Cara Kerja ERP
Secara umum, sistem ERP bekerja dengan mengotomatiskan seluruh proses bisnis perusahaan dalam satu database yang terpusat. Contoh, ketika perusahaan menerima pesanan dari konsumen, ERP akan secara otomatis mengirimkan informasi ke pusat distribusi agar segera memenuhi pesanan.
Tak hanya itu, ERP juga dapat melihat data-data berupa waktu pengiriman, stok gudang, dan berbagai faktor lain untuk menentukan bagian distribusi mana yang dapat menyelesaikan pesanan secara tepat waktu.
Sistem ERP menyatukan seluruh tim di dalam satu sumber agar data dari berbagai departemen dapat dibagikan dan diakses oleh seluruh orang di dalam suatu perusahaan tersebut. ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan industri secara lebih spesifik, sesuai dengan keinginan dan support dari penyedia layanan.
Jenis Sistem ERP
Sistem ERP memiliki beberapa jenis yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa jenis sistem ERP.
Enterprise ERP
Sesuai dengan namanya, “enterprise” yang menandakan bahwa jenis ERP ini cocok untuk perusahaan berskala besar. Enterprise ERP menawarkan sistem yang dapat dikonfigurasikan dan disesuaikan dengan bisnis agar mampu mengintegrasikan seluruh aliran dan proses bisnis.
Sederhananya, Enterprise ERP merupakan software ERP yang dapat mengikuti flow bisnis yang melibatkan tahapan rinci dan membuat proses implementasinya lebih terstruktur dibandingkan sistem ERP lainnya.
Enterprise ERP juga memungkinkan kamu untuk memilih penyimpanan data pada server cloud atau on-premis, tergantung pada kebutuhan dan juga preferensi perusahaan.
SaaS ERP
SaaS ERP merupakan sistem ERP berbasis cloud yang memungkinkan integrasi proses bisnis dilakukan secara digital melalui internet. SaaS ERP cocok untuk perusahaan baru berkembang dengan proses bisnis yang masih sederhana dan tidak terlalu kompleks.
Dari segi biaya berlangganan, SaaS ERP memiliki harga yang lebih rendah jika dibandingkan dengan Enterprise ERP. Karena, jenis ERP ini menawarkan model pembayaran berlangganan dengan waktu yang lebih singkat.
Custom/In House Developed ERP
Custom/In House Developed ERP merupakan jenis ERP yang dibangun dari awal sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu. Biasanya perusahaan yang memilih jenis ERP ini memiliki tim IT internal atau bekerja sama dengan pengembang pihak ketiga.
Untuk menggunakan jenis ERP ini, kamu harus memastikan bahwa perusahaan memiliki tim IT atau pengembagn sistem yang benar-benar berpengalaman untuk mengelola sistem ERP. Meskipun terlihat sederhana dan dapat dibangun sesuai kebutuhan, jenis ERP ini memiliki tingkat keberhasilan implementasi yang rendah.
Manfaat Sistem ERP
Setelah mengetahui berbagai jenis dan juga cara kerja dari ERP, kami akan memberikan informasi mengenai manfaat yang dapat kamu rasakan ketika menggunakan layanan ini. Simak penjelasannya di bawah ini.
Integrasi data bisnis yang akurat
Sistem ERP memiliki berbagai modul yang dapat diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan dari setiap perusahaan. Sistem ERP bekerja dengan cara mengumpulkan data dari berbagai modul yang digunakan, membuat proses pendataan menjadi lebih cepat dan akurat.
Dengan adanya modul terpusat, data yang dikumpulkan akan terorganisir dengan rapi dan seluruh pihak dapat melihat dan memantau data tersebut sesuai dengan akses yang diberikan oleh perusahaan.
Produktivitas meningkat
ERP berperan penting untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, karena sistem ini dapat mengotomatisasikan tugas-tugas yang berulang. Dengan otomatisasi ini, karyawan dapat fokus pada pekerjaan lain yang diberikan oleh perusahaan.
Tak hanya itu, otomatisasi ini juga dapat membantu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat, menyederhanakan proses pekerjaan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari informasi.
Kinerja manajemen lebih optimal
Perusahaan juga dapat memanfaatkan sistem ERP untuk meningkatkan kinerja manajemen agar lebih optimal. Biasanya sistem ini dapat melakukan aktivitas, seperti pengelolaan stok barang, merekap data penjualan, memantau pengiriman produk, dan akuntansi dengan efektif. Dengan ini, perusahaan akan menjadi lebih mudah untuk mengawasi proses bisnis agar lebih optimal.
Standarisasi alur kerja
Standarisasi alur kerja merupakan hal yang harus dipastikan oleh perusahaan agar tidak keluar dari SOP. Terkadang dua karyawan di dalam satu departemen dapat menangani proses bisnis dengan cara yang berbeda dan tidak mengikuti langkah-langkah yang sama.
Dengan sistem ERP ini, perbedaan tersebut dapat dihilangkan dan memastikan setiap karyawan untuk mengikuti langkah yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Mobilitas yang lebih tinggi
Beberapa perusahaan tentunya memiliki karyawan yang bertugas untuk pergi ke lapangan dalam rangka memeriksa proyek atau lainnya. Hal ini tentunya membuat karyawan tersebut kesulitan jika harus menggunakan komputer atau laptop untuk melihat data perusahaan terbaru.
Untuk itu, layanan ERP ini membantu perusahaan membuat data atau informasi lainnya agar dapat diakses di mana saja dan kapanpun hanya melalui smartphone saja. Dengan akses sistem cloud, karyawan dapat mengakses dashboard, laporan, dan informasi lainnya dari browser seluler.
Laporan real-time
Manfaat lain dari sistem ERP yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk membuat laporan real-time dengan berbagai fungsi, seperti inventrasi, penjualan dan pemasaran, pengadaan, hinggan laporan HRD.
Dengan adanya laporan ini, perusahaan dapat melacak kinerja dari masing-masing departemen bisnis, mengidentifikasi departemen mana yang paling mendorong perkembangan bisnis, hingga melihat berbagai faktor yang menghambat.
Kesimpulan
Sistem ERP memegang peran penting di dalam proses bisnis suatu perusahaan yang memiliki berbagai manfaat untuk meningkatkan keberhasilan bisnis. Sistem ERP yang tepat akan sangat tergantung dari kebutuhan bisnis itu sendiri.
Untuk itu, sangat penting memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih dapat mencukupi kebutuhan perusahaan dan memiliki skalabilitas serta fleksibilitas untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
Klik di sini, untuk melihat beberapa daftar ERP yang dapat kamu pilih.